Strategisch HRM plan 2016-2020
In 2017 is het HRM plan verder ontwikkeld. Dit plan is tot stand gekomen door co-creatie van de portefeuillehouders Personeel en Organisatie, de directeuren en de managementteams van de Dommelvallei-organisaties en de afdeling POI van Dienst Dommelvallei. In het plan zijn de onderdelen HRM visie en beleid en de beleidslijnen uitgewerkt. Daarnaast is er na afstemming in het MT een concept matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling toegepast op onze eigen ambities. In samenspraak met de medezeggenschapsorganen worden de beleidslijnen verder uitgewerkt in een meer jaren uitvoeringsplan met concrete speerpunten.

Organisatieontwikkeling
Er is een strategische visie vastgesteld “Geldrop, een plek met een hart”. Die visie gaat uit van een snel veranderende wereld en een veranderende gemeenschap. Dat vraagt om een omgeving die in beweging is, op zoek naar een duurzame toekomst. Om die reden wordt voor een pro actieve rol gekozen met het "doen" in het gemeenschappelijke DNA. Daar zijn kernwaarden voor de organisatie aan gekoppeld. Deze kernwaarden krijgen op onderdelen een verdere vertaalslag in de bedrijfsvoering van de organisatie. Daarnaast is de doorontwikkeling van het zaakgericht werken in een vergevorderd stadium en dit biedt mogelijkheden om invulling te geven aan deze verdere ontwikkeling van de organisatie.

Individueel Keuze Budget
Het Individueel Keuzebudget (IKB) voor gemeenten is per 1 januari 2017 ingevoerd. Het IKB is een vrij besteedbaar budget voor iedere medewerker dat kan worden ingezet voor een aantal doelen zoals uitruil woon-werkverkeer en uitbetaling. Het budget van het IKB is gelijk aan de financiële waarde van de collectieve arbeidsvoorwaarden die per 1 januari 2017 zijn komen te vervallen met daaraan toegevoegd de landelijke bovenwettelijke verlofdagen. In het najaar van 2017 zijn het IKB-budget en de inzet van doelen geëvalueerd. Dit heeft niet direct geleid tot aanpassingen.

Garantiebanen
Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen in de periode van 10 jaar. Hiervan moeten 25.000 banen bij de overheid (in zijn geheel) worden gerealiseerd. In 2017 was nog niet duidelijk welke doelgroepen onder de kwalificatie vallen, wat het quotum precies is en op welk moment dit moet zijn ingevuld. Hiervoor wordt door het kabinet nader onderzoek uitgevoerd. De uitkomsten daarvan worden door het VNG samen met het IPO in VSO-verband (Verbond Sectorwerkgevers Overheid) ingebracht voor het overleg met de staatssecretaris. De resultaten van dat onderzoek worden het 1e kwartaal van 2018 verwacht. Afhankelijk van die resultaten wordt onze koers verder bepaald. We begroten geen extra financiële middelen. Ons uitgangspunt is om de banenafspraak in te vullen met toekomstige vacatures.

Arbeidsomstandigheden
Er is een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) voor de gemeentewerf uitgevoerd. Op basis daarvan is een plan van aanpak opgesteld en is dat plan ook concreet uitgevoerd. Er bestaat op dit moment geen verhoogd risico in het kader van veiligheid, gezondheid en welzijn.

Informatievoorziening
Om tot een meer realistische planning en begroting te komen zijn in 2017 nieuwe procesafspraken gemaakt en zijn de uitgangspunten voor de samenwerking met en tussen de gemeenten opnieuw gedefinieerd. De gemeenten en Dienst Dommelvallei hebben samen de ambities op het gebied van ICT en informatievoorziening geïnventariseerd, geanalyseerd en geprioriteerd. Dit is vervolgens uitgewerkt in een projectplanning die onderdeel uitmaakt van het IBP uitvoeringsplan 2017-2018. Tevens is in de begroting 2017-2020 van Dienst Dommelvallei kritisch gekeken naar de benodigde budgetten voor I&A activiteiten. In 2017 is 89% van het investeringsbudget gevoteerd. In 2016 was dit nog 20%. Geconcludeerd kan worden dat de doelstelling van realistischer plannen en begroten gerealiseerd is.

Audit I&A functie
Om meer grip te krijgen op de planning- en controlcyclus binnen het I&A taakveld is in 2017, in opdracht van portefeuillehouders ICT, een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. De opdracht is door een onafhankelijk extern bureau uitgevoerd. Hieruit komt naar voren dat in het geheel de kwetsbaarheid van de I&A-functie voor de betrokken gemeenten is afgenomen, en de kwaliteit is gestegen. Op alle onderzoeksgebieden zijn er verbeterpunten. De resultaten van het onderzoek worden begin 2018 voorgelegd aan de colleges en de raden. Naast het externe onderzoek loopt het interne ontwikkeltraject “Organisatie van de Informatievoorziening”. De verbeterpunten uit het externe onderzoek worden ingepast in dit ontwikkeltraject.

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
Het dagelijks bestuur heeft in 2017 de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) vastgesteld.
GIBIT is op landelijk niveau opgesteld door VNG/KING. Met de GIBIT voorwaarden neemt de kwaliteit van ingekochte ICT componenten en -diensten toe en kan het opdrachtgeverschap naar softwareleveranciers sterker worden ingericht.

Landelijk beleid en collectivisering
In de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2017 zijn de uitgangspunten van landelijke samenwerking van gemeenten nader ingevuld. Er zijn diverse initiatieven opgestart waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren. In 2017 hebben we geprofiteerd van de kennisdeling en van de uitgewerkte stappenplannen voor de inrichting van de informatievoorziening voor de Omgevingswet, de implementatie van de nieuwe privacywetgeving en de ontwikkeling van een landelijke technische infrastructuur.

Beter zaakgericht werken
In 2017 is gewerkt aan een optimale inzet van zaakgericht werken. Zoals in de strategische visie staat verwoord ‘staat een klantgerichte organisatie aan de basis van de ambities’ van de gemeente. Wij willen onze klant en interne organisatie daarom optimaal en efficiënt bedienen. Dat is reden dat is gestart met Zaakgericht Werken. Resultaten van het project zijn:

• De medewerkers en het management begrijpen hoe Zaakgericht Werken als middel helpt om de organisatiedoelstellingen te bereiken en welke bijdrage zij daarin hebben;
• De beheerorganisatie van het Zaakgericht Werken is verbeterd. De afhankelijkheid van externe leveranciers is hierdoor kleiner;
• Het systeem is ingericht op een manier zodat het werkt voor onze klanten en onze medewerkers.

Dommelvalleibreed zaakgericht werken
Het Dagelijks Bestuur van Dienst Dommelvallei heeft eind 2017 besloten een programmamanager aan te stellen voor de invoering van zaakgericht werken Dommelvalleibreed. Op dit moment wordt op basis van gezamenlijke en individuele ambities een programmaplan opgesteld. De afweging om de lopende trajecten binnen de gemeente Geldrop-Mierlo hierin op te nemen, maakt daar onderdeel van uit. De besluitvorming over het programmaplan vindt plaats in het 2^e kwartaal 2018.

Continuïteit ICT omgeving
In 2017 is door de vervanging van enkele belangrijke ICT componenten de laatste slag gemaakt in de samenvoeging en vernieuwing van de ICT-infrastructuur. Hiermee is de continuïteit voor de komende jaren gewaarborgd. Daarnaast heeft de verhuizing van de medewerkers naar de tijdelijke huisvestingen op het vlak van ICT veel voorbereiding gevraagd. Dit heeft geleid tot een vlekkeloze verhuizing begin 2018.

Informatiebeveiliging
IB-beleid, doelstellingen en afspraken
Cybercriminaliteit wordt vernuftiger, de digitale infrastructuur wordt complexer. De gemeente beschikt over een schat aan informatie van burgers en bedrijven en kan hierdoor een gericht doel van criminaliteit of spionage zijn. Voor informatieveiligheid geldt dat 100% veiligheid een illusie is. Het werken aan informatieveiligheid is het zo goed mogelijk inperken van de risico’s en is nooit af’.

Gemeenten hebben in 2013 landelijk gemeenschappelijke normen afgesproken waaraan de gemeentelijke informatiebeveiliging dient te voldoen. Deze normen zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). De implementatie van de BIG is in volle gang. Het besef dat informatiebeveiliging meer is dan alleen ICT is gegroeid maar moet nog verder ontwikkeld worden.

Algemeen beeld en resultaten afgelopen periode
De volgende ontwikkelingen zijn gestart en/of uitgevoerd in 2017:

• De uitvoering van een GAP analyse op de BIG normen voor de Dommelvallei-organisaties. De resultaten zijn vastgelegd in een ISMS ( Information Security Management System);
• De bewustzijnscampagne over informatieveilig handelen;
• De invoering van de verantwoordingssystematiek ENSIA (Eenduidige Normatiek en Single Information Audit);
• De voorbereiding op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de benoeming van een tijdelijke functionaris gegevensbescherming.

In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn er 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er 22 afgerond, 31 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 12 moeten nog worden opgepakt.

Incidenten en Datalekken
Binnen gemeente Geldrop-Mierlo zijn 4 informatiebeveiliging incidenten geregistreerd. Het betreft hier twee datalekken die gerapporteerd zijn aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
De ‘ENSIA verantwoording informatiebeveiliging’ gaat uit van het principe van Single Information & Single Audit (SISA). Dit betekent eenmalige informatieverstrekking en een eenmalige IT-audit. Geldrop-Mierlo voert middels de ENSIA de zelfevaluatie informatiebeveiliging uit, gecoördineerd door de Chief Information Security Officer (CISO). De zelfevaluatie is onder meer gericht op beveiligingsnormen van de BRP, PUN, BAG, BGT, DigiD en Suwinet. Onze IT-auditor BKBO heeft de Collegeverklaring ENSIA over DigiD en Suwinet gecontroleerd en een Assurancerapport opgesteld. De ENSIA-tool ondersteunt naast het uitvoeren van de zelfevaluatie ook het beschikbaar stellen van relevante informatie aan de ministeries met een toezichthoudende verantwoordelijkheid. ENSIA zal de komende jaren middels een groeipad worden doorontwikkeld.

Planning en control
Verbijzonderde interne controle
De verbijzonderde interne controle is in 2017 in overleg met de accountant efficiënter, minder traditioneel en meer risicogericht uitgevoerd. Hiervoor zijn de AO-beschrijvingen van het proces en het Interne Controleplan aangepast. Ook is meer gesteund op de inrichting van de systemen.

Rol van control
In samenwerking met de deelnemende gemeenten (Werken aan Wij) is de rol van control opnieuw beschreven. In het vierde kwartaal 2017 is deze nieuwe werkwijze vastgesteld. Voor een deel wordt gewerkt conform de nieuw beschreven rol. Begin 2018 wordt deze werkwijze verder geïmplementeerd.
Elke gemeente wordt door een eigen accountteam ondersteund. Hierdoor wordt de samenwerking nog verder verbeterd.

Management Control Systeem
Voor een betere leesbaarheid/herkenbaarheid is het Management Control Systeem ingericht conform de 5 pijlers voor het 'in control' zijn van de organisatie. Het systeem wordt eenmaal per kwartaal bijgewerkt en in de MT's besproken.

Kwaliteitsmanagement
Binnen Dienst Dommelvallei zijn 6 LEAN-processpecialisten opgeleid. Hiermee groeit binnen alle afdelingen van de dienst het kwaliteitsbewustzijn en is er voortdurend aandacht voor verbetering en efficiency. Ook ondersteunen de LEAN-specialisten bij het beschrijven van processen.

Huisvesting
De eerste fase van de verbouwing gemeentehuis (begane grond) is in 2013 gerealiseerd en de
tweede fase (1e en 2e verdieping) is in 2015 opgestart. Met name door de recente toename van het
aantal medewerkers - als gevolg van de transities - blijkt steeds meer dat de huisvesting aan de te
krappe kant is. Eind maart 2015 is de raad naar aanleiding van dit onderzoek gevraagd de benodigde
investering in Hofdael te heroverwegen. De bouw van een multifunctionele vergaderruimte kan worden
gecombineerd met de behoefte naar meer m2 in het gemeentehuis als gevolg van bovenstaande
organisatie wijzigingen. Naar aanleiding van vragen van de Raad is er eind 2016 nog aanvullend
onderzoek gedaan naar een geschikte locatie op of aan het gemeentehuis. Ten gevolge van een
voortgezette behandeling is dit in februari 2017 in de Ruimte kamer gepresenteerd. Inmiddels heeft de
raad op 13 maart 2017 een amendement aangenomen en gekozen voor de bouw van een
multifunctionele vergaderruimte aan het gemeentehuis. Hiervoor is een nieuw ontwerp gemaakt en de aanbesteding is doorlopen en gegund. De realisatie start in 2018.

Kengetallen
(peildatum: 31-12-2017)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Formatie (excl. griffie en college van B&W)

Gemiddelde leeftijd

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

Ziekteverzuim
Het landelijk ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2016 is 5,1. Ten opzichte van 2016 is het percentage van de gemeente Geldrop-Mierlo in 2017 gedaald van 6,18 naar 5,94. De oorzaak van de daling ligt in de afname van het aantal ziekmeldingen in 2017 ten opzichte van 2016. Dit vertaalt zich in een lagere verzuimfrequentie. De gemiddelde duur van de ziekmeldingen is gestegen door een toename van langdurig ziekteverzuim. Deze is vaak niet of nauwelijks beïnvloedbaar.